So erstellen Sie mit Nouswise AI eine Präsentation aus Ihren SharePoint-Dokumenten
Um eine Präsentation aus SharePoint zu erstellen, verbinden Sie den Dienst in Nouswise, aktivieren Sie die entsprechende Quelle und nutzen Sie Computer, um das Ergebnis anzufordern. Dieser Leitfaden richtet sich an PMO-Verantwortliche und Programm-Manager im öffentlichen Sektor, die Reviews von Investitionsprojekten durchführen.
Warum Projektberichts-Präsentationen so schnell veralten
Ein Lenkungsausschuss muss eine konkrete Entscheidung treffen, doch die Entscheidungsgrundlagen sind über Projektplan, Risikoregister und das Protokoll der letzten Sitzung verstreut. Eine Präsentation auf Basis von SharePoint zu erstellen bedeutet daher, zunächst die maßgebliche Version zu ermitteln – noch bevor das Folienlayout gewählt wird.
Der Aufwand für das Zusammentragen lässt sich beziffern: Eine Studie von Microsoft zu Arbeitsmustern aus dem Jahr 2025 ergab, dass die Bearbeitung von PowerPoint-Dateien in den zehn Minuten vor Meetings um 122 % ansteigt. Die Microsoft-365-Telemetriedaten verdeutlichen diesen Vorbereitungsdruck; sie messen jedoch nicht die Einsparungen durch diesen Workflow.
Ein Praxisbeispiel
Eine Kommunalverwaltung bereitet das Review eines Investitionsprojekts vor. Die freigegebenen SharePoint-Dateien dokumentieren den Fortschritt, Abhängigkeiten von Lieferanten sowie eine noch offene Finanzierungsentscheidung. Ein zehnseitiges Leadership-Update könnte die anstehende Entscheidung an den Anfang stellen, den aktuellen Stand der Meilensteine belegen und mit verbindlichen Maßnahmen abschließen. Dies ist ein illustrativer Workflow und kein realer Erfahrungsbericht aus einer Behörde.
Wie Nouswise Sie bei dieser Aufgabe unterstützt
Nutzen Sie Nouswise, um dieses Review direkt aus den freigegebenen Projektdateien zusammenzustellen. Definieren Sie die anstehende Entscheidung des Ausschusses, den Stichtag für das Reporting sowie die Quelle für jede Kennzahl. Die spürbare Zeitersparnis liegt in der Zusammenstellung und Strukturierung der Daten; die fachliche Bestätigung der Beschlussempfehlung und der aktuellen Baseline verbleibt beim Projektverantwortlichen.
Ausgangsmaterial vorbereiten
Wählen Sie ausschließlich die freigegebenen Projektdateien aus und vergewissern Sie sich, welche Version aktuell ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr verknüpftes Konto Zugriff auf die ausgewählten Datensätze hat. Die verfügbaren Konnektor-Aktionen und Daten hängen vom jeweiligen Dienst und den Berechtigungen Ihres Kontos ab.
Die Abbildungen veranschaulichen den gesamten Produkt-Workflow. Die Bezeichnungen in diesem Leitfaden entsprechen der Benutzeroberfläche, einschließlich Research und Computer.
Schritt 1: Verbindung einrichten
Öffnen Sie in Nouswise den Pfad Settings → Connections → New Connection. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen wie Project documents und wählen Sie als Dienst SharePoint aus. Ein präziser Name erleichtert das spätere Auffinden in der Quellenliste.
Schritt 2: Konto autorisieren
Wählen Sie Create und anschließend Authorize bei der neu erstellten Verbindung. Schließen Sie den Autorisierungsprozess des Dienstes mit einem Konto ab, das über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügt. Entscheiden Sie, ob diese autorisierte Verbindung für alle Benutzer im Unternehmen freigegeben werden soll oder ob sich jede Person individuell autorisieren muss. Die Option Save for all organization users im Verbindungsformular regelt die organisationsweite Freigabe; wählen Sie das Modell, das Ihren Zugriffsrichtlinien entspricht.
Schritt 3: Benannte Verbindung aktivieren
Öffnen Sie Sources und aktivieren Sie Project documents, die für SharePoint eingerichtete Verbindung. Stellen Sie sicher, dass das hinterlegte Konto Zugriff auf die für diese Aufgabe benötigten Unterlagen hat. Nach Abschluss der Bearbeitung können Sie die Quelle wieder deaktivieren.
Schritt 4: Aufgabe an Nouswise übergeben
Wählen Sie für Analysefragen die Funktion Research. Da Nouswise hier eine Präsentation erstellen soll, wählen Sie Computer und beschreiben Sie das gewünschte Endergebnis. Definieren Sie in Ihrer Anfrage den Quellenumfang, die Zielgruppe, Prüfkriterien und das Ausgabeformat.
Erstelle ein 10-Folien-Update für die Geschäftsleitung auf Basis der ausgewählten SharePoint-Projektdokumente. Erläutere die erforderliche Entscheidung, den aktuellen Status, Risiken und die nächsten Schritte. Verwende die jeweils aktuelle, freigegebene Dokumentenversion und belege jede Kennzahl mit einer Quellenangabe.
Schritt 5: Fortschritt der Aufgabe verfolgen
Der Ablaufplan umfasst: Aktuelle Dateien auswählen → Quellversionen prüfen → Storyline für die Geschäftsleitung entwerfen → Zehn Folien erstellen → Wichtige Kennzahlen verifizieren. Öffnen Sie das Verlaufsdiagramm, um den aktuellen Status einzusehen. Aufwendigere Aufgaben laufen im Hintergrund weiter, sodass Sie parallel andere Arbeiten erledigen können; kehren Sie anschließend zur Aufgabe zurück, um das Ergebnis zu prüfen. Der tatsächliche Ablauf kann je nach bereitgestellten Quellen und Aufgabenstellung variieren.
Schritt 6: Präsentation prüfen
Sobald Nouswise die Fertigstellung meldet, steht der Foliensatz in der Aufgabenausgabe bereit. Öffnen Sie die Präsentation, gleichen Sie alle Zahlen mit den angegebenen Quellen ab und vergewissern Sie sich, dass die Abschlussfolie eine klare Entscheidungsfrage formuliert. Halten Sie die ursprünglichen SharePoint-Quellen bereit, um die Grundlagen wesentlicher Aussagen bei Bedarf direkt einzusehen. Laden Sie das geprüfte Dokument anschließend herunter oder teilen Sie es im gewünschten Format mit Ihrem Team.
Nouswise-Folienanzeige.
Bestandteile eines überzeugenden Ergebnisses
Abschnitt der Präsentation | Worauf zu achten ist |
|---|---|
Entscheidungsfolie | Der geforderte Beschluss, die verantwortliche Person und die Frist |
Detail- und Belegfolien | Meilensteine und Risiken inklusive Quellversion und Berichtsdatum |
Abschlussfolie | Konkrete Maßnahmen bei Genehmigung, Vertagung oder Ablehnung |
Erfassen Sie die Vorbereitungszeit für das Dokumentenpaket sowie die Anzahl der vom Gremium geforderten Quellenkorrekturen. Nutzen Sie diese Werte als Vergleichsbasis für das nächste Review im gleichen Projektumfeld.
Weiterführende Leitfäden
Häufig gestellte Fragen
Welche SharePoint-Dateien gehören in eine Geschäftsleitungs-Präsentation?
Nutzen Sie den freigegebenen Projektplan, das aktuelle Risikoregister, das Entscheidungsprotokoll sowie die relevanten Kennzahlen des Berichtszeitraums. Schließen Sie veraltete Dokumentenversionen aus oder kennzeichnen Sie diese ausdrücklich als historische Vergleichswerte.
Eignet sich dieses Vorgehen auch für Programm-Reviews im öffentlichen Sektor?
Ja, Programmteams können freigegebene SharePoint-Dokumente unter Berücksichtigung der jeweiligen behördlichen Zugriffs- und Prüfvorgaben verarbeiten. Die Gesamtverantwortung für die Freigabe von Budgets, Beschlüssen und öffentlichen Mitteilungen verbleibt bei der zuständigen Amtsleitung.
Wie sollte die Präsentation mit widersprüchlichen Terminangaben umgehen?
Stellen Sie die Diskrepanz transparent dar und verweisen Sie auf beide Quelldokumente. Klären Sie mit der Projektleitung, welche Baseline gültig ist, bevor ein Datum als verbindliche Zusage übernommen wird.
Verfasst von:
Technisches Team von Nouswise
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